Assistent*in im Sekretariat des Departementsvorstehers 80%

Ihre Aufgaben

• Sie koordinieren und überwachen Termine und stellen die Unterlagen und Dokumente für den Departementsvorsteher bereit
• Sie stehen der Assistentin des Departementsvorstehers in sämtlichen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten zur Seite
• Sie sind verantwortlich für die Organisation kleiner Anlässe und erledigen Spezialaufgaben sowie administrative Tätigkeiten für den Departementsvorsteher
• Sie unterstützen bei allgemeinen Aufgaben der Geschäftsverwaltung sowie bei der Planung von Stadtrats- und Gemeinderatsgeschäften
• Sie übernehmen die Stellvertretung der Assistentin des Departementsvorstehers (100%) sowie der Sachbearbeiterin Geschäftskontrolle (70%)

Sie bringen mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Weiterbildung als Direktionsassistent*in sowie mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse von M365, Kenntnisse der Geschäftsverwaltungssoftware CMI von Vorteil
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, organisatorisches Geschick, Flexibilität und Zuverlässigkeit
• Proaktives und eigenverantwortliches Mitdenken und die Fähigkeit auch in hektischen Zeiten den Überblick zu behalten
• Verwaltungserfahrung sowie Interesse an politischen Abläufen

 

Wir bieten Ihnen

Abwechslungsreiche und interessante Tätigkeiten in einem spannenden, politischen Umfeld. Sie profitieren von attraktiven Anstellungsbedingungen und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie von ausgezeichneten Sozialleistungen. Home-Office Möglichkeiten, Work Smart und die Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben sind bei uns eine Selbstverständlichkeit.