Sachbearbeiterin, 80 %

Ihre Aufgaben

• Als Sachbearbeiter*in stellen Sie sicher, dass der Betrieb auf den Behördenabteilungen unserer Teilzeit arbeitenden Sachbearbeiter*innen auch während derer Abwesenheit reibungslos verläuft. Ausserhalb dieser fixen Vertretungen arbeiten sie im Backoffice.
• Sie führen den Behördensekretariatsbetrieb eigenverantwortlich und selbständig.
• Nebst anspruchsvollen administrativen Aufgaben haben Sie regen telefonischen Kundenkontakt und stellen damit unseren Dienstleistungsauftrag nach aussen sicher.
• Telefonische und schriftliche Meldungen triagieren Sie nach Inhalt und Dringlichkeit und stehen dabei in persönlichem Kontakt mit verschiedenen Amtsstellen, Institutionen und internen Ansprechpersonen.
• Sie tätigen Abklärungen, holen notwendige Unterlagen ein, überwachen Termine und erstellen diverse Korrespondenzen in Deutsch.

Sie bringen mit

• Kaufmännische oder adäquate Ausbildung mit mehreren Jahren Berufserfahrung in einer administrativen Tätigkeit und Drehscheibenfunktion, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung.
• Sicherer Umgang in der Anwendung der MS-Office-Palette.
• Empathie für Menschen in schwierigen Lebenslagen und gleichzeitige Fähigkeit, sich abzugrenzen.
• Vernetztes Denken, rasche Auffassungsgabe für komplexe Sachverhalte, Diskretion.
• Ausgezeichnete Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift.
• Bereitschaft, Ihre Ferien bereits im Herbst für das Folgejahr zu planen.

Wir bieten Ihnen

• Eine umsichtige, sorgfältige Einarbeitung mit in Ihr vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet.
• Ein faires, städtisches Lohnsystem mit gleicher Einstufung analog den Sachbearbeiter*innen auf den Behördenabteilungen.
• Eine gute Work-Life-Balance, beispielsweise durch Überstundenkompensation und angemessene Pausen.
• Sehr gute Sozialleistungen und attraktive Pensionskassenleistungen.
• Einen Arbeitsplatz an zentraler Lage in der Stadt Zürich.