Sachbearbeiter*in Schüler*innen-Administration / Sekretariat, 70 - 80%

Die Heilpädagogische Schule der Stadt Zürich (HPS) ist für die Schulung von gut 200 Schülerinnen und Schülern mit kognitiver und/oder mehrfacher Beeinträchtigung in der Stadt Zürich zuständig. Diese erfolgt dezentral in verschiedenen Regelschulstandorten der Stadt.

Aufgaben

Sie sind verantwortlich für die Schüler*innen-Administration der HPS und damit zuständig für die Erledigung sämtlicher administrativen Anfragen/Aufgaben im Zusammenhang mit unse­ren Schüler*innen. Dazu gehören u.a.:

• Organisation und Administration der Schulfahrten mit unseren internen und externen Partnern, damit alle unsere Kinder pünktlich und sicher zur Schule und wieder nach Hause kommen; materielle Prüfung der Transportrechnungen
• Führen und Pflege der zentralen Stammdatenbank sowie der angegliederten Applikationen unserer Schüler*innen als zuverlässige Basis für die Prozesse
• Klärung von diversen Fragen im Zusammenhang mit der Schüler*innen-Administration, Mitwirkung bei der Klassenplanung, Erstellen von Statistiken
• Weiterentwicklung der Prozesse in diesem Bereich

 
Im Bereich des zentralen Schulsekretariats haben Sie u.a. folgende Aufgaben:

• Sicherstellung des Empfangs der HPS als erste Anlaufstelle telefonisch, per Mail und vor Ort in Aufgabenteilung
• Schlüsselverwaltung und Archivbewirtschaftung der HPS am Standort PFZ
• Mithilfe bei weiteren administrativen Aufgaben wie z.B. Bewirtschaftung des HPS-Internetauftritts, Büromaterialbeschaffung, Organisation von Schulkonventen etc.
• Stellvertretung und Unterstützung der zentralen Leitungsassistenz.

Profil

• Ein freundlicher, wertschätzender und kompetenter Umgang mit allen unseren Anspruchsgruppen am Schalter, am Telefon und im Mailverkehr
• Zuverlässigkeit sowie dienstleistungsorientiertes Denken und Handeln
• Freude an Herausforderungen und Veränderung sowie selbständige Arbeitsweise
• Absolvierte Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann im öffentlich-rechtlichen Bereich (oder vergleichbare Ausbildung/Erfahrung); Kenntnisse im Schulwesen sind erwünscht

Wir bieten

• Vielfältige und interessante Aufgaben mit Entwicklungspotential
• Ein zentral gelegener, moderner Arbeitsplatz in Zürich-Oerlikon
• Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss städtischen Richtlinien

Über uns

Die Zentralen Dienste der HPS befinden sich im Pädagogischen Fachzentrum (PFZ) beim Bahnhof Oerlikon und sind für den reibungslosen Ablauf der Unterstützungsprozesse in den Bereichen Führungsunterstützung, Schüleradministration, Finanzen und IT verantwortlich.

Per 1. Mai 2025 oder nach Vereinbarung suchen wir eine*n